----------------------------------------------------------------
Gründlicher Frühjahrsputz für Outlook
Von Michael Spehr
FAZ 20.02.2006
Tagaus, tagein landet die neue E-Mail im Postfach von Outlook. Die Software von Microsoft ist in den meisten Büros und vielen Privathaushalten der Standard, wenn es um Nachrichten, Kalender und Kontakte geht. Das aktuelle Outlook 2003 ist leistungsfähig und kompliziert, mit Funktionen vollgestopft, bisweilen geradezu zickig und gewiß nicht der Klassenprimus hinsichtlich Anwenderfreundlichkeit und Transparenz. Alternative Programme wie der kostenlose Thunderbird (www.mozilla.com) sind besser.
Aber das alles hilft einem nicht weiter, wenn in der Firma partout Outlook angesagt ist.
An diesem Sonntag soll Outlook aufgeräumt werden. Tausende von E-Mails befinden sich im Posteingang und seinen Unterordnern, das System wird immer langsamer. Wo sind überhaupt die ganzen Nachrichten gespeichert? Outlook packt leider alles in eine riesige PST-Datei, die Abkürzung steht für "Personal Store". Dieses outlook.pst erreicht schnell Größen im zwei- oder dreistelligen Megabyte-Bereich, bei intensiver Nutzung werden etliche Gigabytes erreicht.
Zunächst sollte man die PST-Datei sichern. Auf dem Einzelplatz-PC ist das problemlos möglich. Wer im Netzwerk mit einem Exchange-Server arbeitet, kommt gegebenenfalls nicht so einfach an sie heran. Um den Speicherort von outlook.pst zu erfahren, wählt man "Datei" und "Datendateiverwaltung". Unter "Persönliche Ordner" ist dann der Pfad angegeben. Man wähle "Ordner öffnen" auf der rechten Seite und kann nun in einem Explorer-Fenster den Kandidaten genauer inspizieren und mit den üblichen Windows-Befehlen in ein neues Verzeichnis oder auf eine Wechselfestplatte kopieren.
Anhängseln im Megabyte-Bereich
Nun geht es ans Aufräumen. Outlook stellt dafür dankenswerterweise schon einige Bordmittel zur Verfügung. Nach einem Klick auf die "Ordnerliste" des Hauptbildschirms (unten links) ist der "Suchordner" sichtbar. Darunter gibt es einen Eintrag "Große Nachrichten". Hier sind in mehreren Stufen alle Nachrichten mit einer Größe von 100 Kilobyte und mehr abgelegt. Man werfe zunächst einen Blick nach ganz oben auf die Abteilung "Riesengroß".
Da findet man Nachrichten mit Anhängseln im Megabyte-Bereich. Was entbehrlich ist, wird einfach gelöscht. Sollen angehängte Word- oder Excel-Dateien, Fotos oder MP3-Lieder behalten werden, reicht ein Mausklick auf die Anlage und ein zweiter Klick mit der rechten Maustaste, um das Objekt auf der Festplatte zu speichern. Mit dem gleichen Verfahren lassen sich auch einzelne Anhängsel aus der E-Mail entfernen, wenn etwa der Nachrichtentext besonders wichtig und erhaltenswert ist. Ein Aufräumen in diesem Suchordner kann bereits Wunder wirken.
Nun geht es an die Details. Im Posteingang und seinen Unterordnern sind die empfangenen E-Mails der Vergangenheit abgelegt. Mit der Sortierung nach "Erhalten" (oben in der Menüzeile auf das Feld klicken) läßt sich in chronologischer Reihenfolge alles Alte löschen. Empfehlenswert ist ferner, für das Großreinemachen nach dem Absender sortieren zu lassen (in der Menüzeile auf das Feld "Von" klicken). Damit lassen sich Mails von bestimmten Personen in einem Rutsch löschen. Auch die Sortierung nach dem Betreff kann hilfreich sein, wenn bestimmte Vorgänge oder Projekte schon lange abgeschlossen sind. Nach dem gleichen Verfahren werfe man einen Blick in die versandten Nachrichten, die bei Outlook "Gesendete Objekte" heißen.
Vom Ballast trennen
Empfehlenswert ist ferner der Start der "Erweiterten Suche". Sie wird mit der Tastenkombination STRG-Umschalten-F aufgerufen und stellt ein sehr detailreiches Instrumentarium zum Finden von potentiellen Löschkandidaten zur Verfügung. Bei etlichen E-Mails wird man vom Absender nicht direkt angesprochen, sondern ist nur ein Empfänger von vielen. Da ist jemand unsicher und adressiert vorsichtshalber an die ganze Abteilung, auf daß niemand sagen kann, er sei nicht informiert worden. Um sich von diesem Ballast in einem Aufwasch zu trennen, markiert man in der erweiterten Suche das Feld "Nachrichten, in denen ich mit weiteren Empfängern auf der CC-Zeile stehe". In der Trefferliste lassen sich diese Kandidaten dann ganz schnell löschen. Überhaupt lohnt es sich, die erweiterte Suche genauer zu studieren. Mit dem Karteireiter "Erweitert" kann man alle nur denkbaren Filter selbst programmieren, um Lästiges flink ins elektronische Nirwana zu schicken.
Alte Nachrichten, die wichtig sind, aber nicht jeden Tag benötigt werden, lassen sich mit Outlook bequem archivieren. Dabei wird eine Datei "Archiv.pst" angelegt, und man kann den Speicherort ebenso frei vorgeben wie das Datum, von dem an die Prozedur erfolgen soll. Den Menüeintrag findet man unter "Datei" und "Archivieren". Übrigens lassen sich auch Kontakte und Kalendereinträge auf die gleiche Weise sichern. Zum Zurückholen nutzt man "Importieren/Exportieren", ebenfalls im Datei-Menü.
Und was hat das Ganze nun gebracht? Abschließend sollte man unbedingt die PST-Datei komprimieren. Dazu ist abermals "Datei" und "Datenverwaltung" aufzurufen und unter "Einstellungen" das Feld "Jetzt komprimieren" anzuklicken. Nach einigen Sekunden ist die Prozedur vorbei, und man vergleiche den Größenunterschied zur anfänglich gesicherten Kopie. Kluge Outlook-Nutzer sorgen schon mit ihren Filtern dafür, daß der elektronische Postkorb übersichtlich und klein bleibt. Wer von Anfang an Newsletter oder ähnlich Unwichtiges unter "Extras" sowie "Regeln und Benachrichtigungen" in einen Unterordner packt, kann von Zeit zu Zeit pauschal löschen, ohne sich Gedanken zu machen. Ebenso kann man mit den Filtern gleich sämtliche Post aussortieren, die nicht an einen selbst gerichtet ist oder Stop-Wörter im Betreff enthält.
Quelle: Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung, 19.02.2006, Nr. 7 / Seite 56